Журнал занятий и оплат

Как пользоваться бесплатным шаблоном Excel

Скачайте файл и сохраните свою копию. Сначала посмотрите лист «Пример»: в нём вымышленные ученики, аванс за несколько уроков, частичная оплата и возврат. Пример не участвует в ваших расчётах.

На листе «Ученики» заполните имена и баланс на старте: аванс со знаком плюс, долг со знаком минус, а при закрытых расчётах — 0. На листе «Журнал» выбирайте ученика из списка «Имя · Код» и записывайте по одному событию в строке. Суммы указывайте в рублях.

Формулы показывают число проведённых занятий, начисления, оплаты, возвраты и баланс каждого ученика. Жёлтые поля заполняете вы; голубые рассчитываются автоматически. Если строка неполная или код неверный, файл подскажет, что исправить.

Файл работает с записями, которые вы внесли вручную. Он не отправляет данные в UrokDesk, не создаёт чеки и не принимает оплату. Оценки, проверка ДЗ и доступ ученика описаны дальше на примере кабинета UrokDesk.

• «Занятие» — стоимость проведённого урока; бесплатное занятие можно внести с суммой 0.
• «Оплата» — реально полученная сумма. Аванс за несколько уроков записывайте один раз.
• «Возврат» — сумма, которую вы вернули ученику; она уменьшает его аванс.
• «План» и «Отмена» не меняют баланс. У отмены сумма должна быть 0.
• Для нового периода перенесите конечные балансы в новую копию файла. Не вставляйте записи за пределами 2 000 подготовленных строк.

Урок стоил 2000 рублей, ученик перевёл 1500: что записать

Частичную оплату проще проверить, если занятие и поступление денег записаны отдельно. Допустим, до урока расчёты были закрыты. После занятия стоимостью 2000 рублей ученик перевёл 1500 рублей, а оставшиеся 500 — на следующий день. Ниже вымышленный пример из трёх событий.

В шаблоне сумму события указывают положительным числом, а её влияние на баланс определяет тип операции. Минус у итогового баланса означает долг, плюс — аванс. Баланс рассчитывает формула: вручную менять его после каждого платежа не нужно.

Не уменьшайте стоимость занятия до 1500 рублей только потому, что пока пришла такая сумма: иначе оставшиеся 500 исчезнут из учёта. Если вы действительно договорились о другой цене, сначала зафиксируйте договорённость, затем исправьте начисление. Обещанный перевод записывают как оплату только после поступления денег.

Как не задвоить ученика, занятие и оплату

В таблице удобно сначала договориться, что означает одна строка. Карточка ученика хранит человека и начальный остаток, запись занятия — дату и стоимость, а оплата — фактически полученные деньги. Эти записи связаны, но не заменяют друг друга. Совпадения имени недостаточно, чтобы считать две карточки одним учеником: сверяйте свой код и исходные договорённости.

Вымышленный пример: в мини-группе занимаются три ученика. В расписании это одно занятие группы, но у каждого участника своя цена и расчёт оплаты. Число событий календаря, число посещений и сумма полученных денег отвечают на разные вопросы. Не умножайте общий перевод на число уроков или участников.

Как вести журнал учёта занятий и посещаемости

Для личного журнала репетитора разделяйте план занятия, фактическое участие и расчёт. Запись в календаре ещё не подтверждает проведённый урок, отсутствие ученика само по себе не объясняет списание, а поступивший перевод не доказывает посещение.

В мини-группе сохраняйте результат каждого участника. Отметка «занятие прошло» относится ко всей группе, но один ученик мог присутствовать, другой — пропустить без списания, третий — пропустить с оплатой по заранее согласованным условиям. Общая отметка не заменяет эти три записи.

Что сверить перед напоминанием об оплате

Проверьте дату и сумму поступления, выбранного ученика, стоимость занятия и остаток на начало учёта. Один перевод не должен быть внесён дважды, а доплата — попасть к другому ученику. Ранее полученный аванс может уже покрывать часть урока.

После сверки можно написать: «Здравствуйте! По занятию 14 сентября стоимостью 2000 рублей у меня отмечена оплата 1500 рублей. Остаток — 500 рублей. Подскажите, пожалуйста, когда будет удобно доплатить. Если перевод уже отправлен, напишите дату — я проверю запись». Замените дату и суммы на свои; при расхождении сначала уточните поступление.

Для небольшого числа записей достаточно этого файла: шаблон можно использовать без регистрации, а операции вносятся вручную. Если перед каждым напоминанием приходится собирать историю из таблицы, календаря и переписки, можно проверить учёт занятий и оплат одного ученика в UrokDesk. Заполненный шаблон можно загрузить в «Настройки → Данные → Импорт»: переносятся новые ученики и их итоговые остатки по операциям. Сначала проверьте предпросмотр. Отдельные прошлые уроки и платежи из журнала не восстанавливаются; существующие ученики и их балансы не меняются.

Какие вопросы должен закрывать электронный журнал

Перед занятием репетитору нужно быстро вспомнить последнюю тему, договорённость и домашнюю работу. После занятия — сохранить результат, проверить ДЗ, поставить оценку, отметить финансовое последствие и не потерять следующий шаг. Одна таблица посещаемости отвечает только на часть этих вопросов.

Практичный электронный журнал строится вокруг ученика и исходных событий. Урок создаётся один раз и остаётся связан с расписанием и историей. Проверенная работа хранит комментарий и выбранную оценку. Подтверждённая оплата меняет счёт и появляется в финансовом журнале, а будущий урок сам по себе долг не создаёт.

Карточка ученика — оглавление, а не ещё одна анкета

Список учеников помогает найти человека по имени или предмету и сразу показывает ближайший урок, число активных ДЗ и состояние счёта. Внутри карточки находятся профиль, предметы и ставки, обучение, финансы и история. Это не копии данных, а переходы к связанным записям одного ученика.

Карточка не заменяет педагогическую методику и не навязывает обязательную карту прогресса. Она сохраняет проверяемый контекст: какой предмет ведётся, что назначено, что проверено, какие материалы доступны и какие договорённости нужно вспомнить перед уроком.

Урок и посещаемость берутся из расписания

Запланированный урок сначала остаётся планом: он не должен выглядеть как проведённый и не создаёт долг. После занятия репетитор выбирает фактический результат. Для мини-группы посещаемость и финансовое последствие отмечаются отдельно по каждому участнику, хотя в календаре остаётся один общий урок.

Перенос, отмена и удаление — разные события. Перенос сохраняет занятие на новой дате, отмена оставляет историю реальной договорённости, а удаление исправляет ошибочно созданную запись. Так месячный журнал не теряет причины изменений.

Оценка остаётся рядом с домашней работой

Оценка без исходной работы быстро превращается в число без объяснения. В UrokDesk репетитор открывает попытку ученика, просматривает текст и файлы, оставляет общий комментарий или замечание к конкретному файлу, а затем принимает работу либо возвращает её на доработку.

Для проверки можно выбрать 5-балльную, 10-балльную или систему с эмодзи либо осознанно работать без оценок. Ученик видит результат в своей истории ДЗ, а родитель — только если репетитор отдельно разрешил доступ к домашним заданиям и оценкам.

Заметки разделяются по аудитории

Не каждую запись следует показывать ученику. Общая заметка подходит для плана на следующую неделю, списка повторения или организационной договорённости. Внутренняя заметка остаётся только у репетитора и подходит для педагогического наблюдения или рабочего напоминания.

Разделение важно и для родительского кабинета: родитель получает только явно разрешённые расписание, посещаемость, ДЗ, оценки или финансы. Внутренние заметки репетитора и личная переписка ученика в этот доступ не входят.

Оплаты связаны с занятиями, но не подменяют учебный журнал

Счёт ученика показывает итог — аванс, долг или нулевой баланс. Объяснение хранится в операциях: фактической оплате, списании за проведённый урок, возврате или ручной корректировке с причиной. Будущие уроки не дублируются в финансовом журнале как уже возникший долг.

Абонемент ведёт отдельный счётчик занятий и связывает списание с конкретным уроком. Это позволяет одновременно видеть денежный расчёт и остаток пакета, не превращая одну цифру в замену другой.

Аналитика проверяет журнал, а не требует заполнить его заново

После накопления исходных записей репетитор выбирает период и сверяет полученные оплаты, проведённые уроки, активных учеников, загрузку расписания, долг и аванс. Эти показатели считаются по тем же урокам и операциям, которые уже используются в ежедневной работе.

Если цифра вызывает вопрос, из аналитики можно вернуться к расписанию или платежам. Такой переход важнее красивого графика: итог должен раскрываться до конкретных занятий и операций.

Как перенести учеников и остатки из Excel в UrokDesk

Для переноса подходит заполненный шаблон с этой страницы. Если вы ведёте другую таблицу, сначала внесите имена и текущие остатки в этот шаблон; загрузка произвольной Excel-таблицы не гарантирует распознавание её столбцов. Сохраните исходную копию, чтобы сверить расчёты.

Импорт создаёт новых учеников и разовую корректировку их счёта в рублях. История отдельных занятий и платежей остаётся в Excel. Платежи, чеки и уведомления при переносе не создаются.

• Проверьте имена и остатки в Excel: аванс со знаком плюс, долг со знаком минус. Не добавляйте остаток повторно как оплату — иначе он учтётся дважды.
• Нажмите «Перенести журнал в кабинет» и войдите. В «Настройки → Данные → Импорт» выберите заполненный файл; до подтверждения записи не создаются.
• В предпросмотре сверьте аванс или долг каждого ученика и выберите, кого переносить. Бесплатный тариф допускает до 5 активных учеников с учётом уже добавленных; можно выбрать только часть файла.
• Подтвердите импорт. Ученики с совпадающими именами пропускаются, их баланс не перезаписывается. Повторная отправка того же файла не создаёт дубли.
• Откройте перенесённого ученика, добавьте предмет и ставку, затем нажмите «Создать урок». Будущий урок не уменьшает аванс: списание произойдёт после отметки проведённого занятия.

Как сверить журнал занятий и оплат за неделю

Начните с одного ученика: сверьте начальный баланс, проведённые занятия, реальные поступления и возвраты. Будущие уроки остаются в плане. Число переводов не равно числу уроков: один аванс может покрывать несколько занятий, а за один урок деньги могут поступить частями.

Вымышленный пример: начальный баланс равен нулю, ученик внёс аванс 6 000 рублей. Затем состоялись три урока стоимостью 1 500, 1 500 и 2 000 рублей. Четвёртый урок пока запланирован. Начислено за проведённые занятия 5 000 рублей, остаток аванса — 1 000 рублей; плата за будущий урок в этот расчёт не входит.

Частые вопросы