Урок и полученная оплата — разные записи. Разбираем неполную оплату на примере, сверку остатка, денежный аванс и счётчик занятий в абонементе.
Главное за минуту
- Баланс показывает деньги, а абонемент — количество доступных занятий.
- Будущий урок не создаёт долг до проведения или отмены со списанием.
- Цена отдельного урока может отличаться от ставки по умолчанию и должна подтверждаться до списания.
- Ошибки исправляются обратной операцией или корректировкой с комментарием, а не удалением истории.
Баланс и абонемент решают разные задачи
Баланс показывает денежные отношения ученика и репетитора. Положительная сумма означает аванс, отрицательная — задолженность. Абонемент показывает, сколько занятий определённого типа осталось в пакете. Один показатель нельзя надёжно вывести из другого: стоимость урока может измениться, а пакет может иметь срок или перенос остатка.
Поэтому в UrokDesk рядом существуют финансовый счёт, журнал операций и счётчик занятий. Проведение урока создаёт понятное последствие, но не стирает исходный платёж.
Счёт ученика в работе
На экране счетов видны текущий аванс или долг, последние операции и действия репетитора. Сумму аванса можно скорректировать вручную, а цену отдельного урока изменить до проведения, если занятие отличалось по длительности или формату.
- Поступление денег увеличивает аванс или закрывает долг.
- Проведённый урок списывает согласованную стоимость.
- Отмена со списанием создаёт финансовое последствие.
- Исправление не удаляет историю, а добавляет объяснимое событие.
Когда использовать абонемент
Пакет удобен, если ученик покупает заранее известное количество занятий: например, восемь уроков по 60 минут в течение двух месяцев. Для свободного аванса без ограничений по количеству достаточно баланса.
При создании плана задайте количество уроков, допустимую длительность, стоимость, предмет и срок. После подключения ученику каждое подходящее проведённое занятие уменьшает остаток. Пауза, продление или ручное восстановление остаются в истории использования.
Когда из подтверждённой оплаты появляется чек
Абонемент отвечает на вопрос, сколько занятий осталось, а чек — какая сумма действительно поступила. Если ученик перевёл 7 200 рублей за пакет из четырёх уроков, финансовый журнал сохраняет один платёж на 7 200 рублей. Последующие занятия уменьшают остаток пакета, но не создают новые поступления денег.
В UrokDesk исходной точкой остаётся подтверждённая репетитором оплата. На экране чеков видны сумма, дата получения денег, плательщик, позиция услуги и состояние документа. Перед первой реальной операцией откройте подробный разбор формулировок и сроков: он содержит примеры для аванса и ссылки на разъяснения ФНС. UrokDesk не принимает оплату и не выбирает налоговый режим за репетитора.
Как исправлять ошибки без потери доверия
Не удаляйте финансовые события молча. Если урок ошибочно отмечен оплаченным, верните ожидающий статус через действие изменения оплаты. Если неверна исходная цена, сначала исправьте стоимость занятия, затем финансовое состояние. Комментарий к ручной корректировке помогает через месяц понять причину.
Как учесть частичную оплату занятия
Допустим, до занятия аванса и долга не было. Урок стоил 2 500 рублей, ученик перевёл 1 000 рублей, а оставшиеся 1 500 — на следующий день. Это вымышленный пример: стоимость урока остаётся 2 500 рублей, а каждое поступление записывается отдельно.
В кабинете отметьте проведённое занятие с согласованной стоимостью. В разделе «Платежи» нажмите «Принять оплату», выберите ученика и укажите фактически полученную сумму и дату. После подтверждения проверьте состояние счёта и финансовый журнал. Когда придёт доплата, внесите ещё одно поступление; обещанный перевод оплатой не считается.
- Не уменьшайте цену занятия до суммы первого перевода: иначе неоплаченный остаток исчезнет из расчёта.
- Не создавайте второй урок ради доплаты. Доплата закрывает денежный остаток ученика, а не добавляет новое занятие.
- Если у ученика уже был аванс или долг за другие уроки, сверяйте общий счёт и исходные операции. Этот пример относится только к одному занятию при нулевом начальном балансе.
| Запись | Сумма | Осталось оплатить |
|---|---|---|
| Проведённый урок | 2 500 ₽ | 2 500 ₽ |
| Первая оплата | 1 000 ₽ | 1 500 ₽ |
| Доплата на следующий день | 1 500 ₽ | 0 ₽ |
Частые вопросы
Как записать оплату, если ученик перевёл только часть стоимости урока?
Сохраните полную согласованную стоимость проведённого занятия, а полученную сумму внесите отдельной оплатой. Когда поступит доплата, добавьте ещё одну оплату тому же ученику. Например, при цене урока 2 500 рублей и первом переводе 1 000 рублей остаток составит 1 500 рублей, если до урока не было других долгов или аванса.
Чем аванс отличается от абонемента?
Аванс является денежным остатком и может покрывать разные занятия. Абонемент содержит конкретное количество уроков с условиями по длительности, предмету и сроку.
Можно ли вручную изменить аванс и цену урока?
Да. Репетитор может добавить объяснимую корректировку счёта и отдельно изменить цену занятия до проведения. Обе операции остаются в финансовой истории.